文書の電子化

文書の電子化・・・電子ファイリングシステム

文書の電子化・・・電子ファイリングシステム
◆電子ファイリングシステムとは、日常業務により発生する多量の紙による保存文書、資料をCDやDVDなどに電子化するサービスです。

電子ファイリングシステムの3つの特典

1. 書庫スペースの有効活用

一般的な事務所スペースに対する書庫の占める割合は約8％ですが、これを削減することでより有効的なオフィスレイアウトを可能とします。

●具体例
書庫のスペースが約5坪で、坪単価約1万円とし、年間の費用を換算すると1年間で約60万円の実質的なスペースコストの削減が図れます。
2. 文書検索時間の削減

文書を電子化することにより、パソコンでの文書検索を可能にします。大量の書類から目的の文書を探し出す手間が大幅に削減されます。

●具体例
通常よく整理されている書庫であっても、ファイルが多量にある場合書庫への移動時間が必要であるのと、ファイルを探し、さらにその中の文書を検索する時間は数10分かかるといわれていますが、電子書類ならパソコンで瞬時に検索できます。

3. 資料の共有化

フロアーが違ったり部署ごとに書類管理をしている場合でも、誰でもどこからでも文書を検索することができます。

●具体例
 データベースサーバーを構築し、そのサーバーに文書データを保存しておくことであらゆる文書を誰もが検索できるように設定することができます。

電子化により保存できる具体的なデータ量

電子化により保存できる具体的なデータ量